Naar aanleiding van de tomeloze vrijwillige energie die vrij kwam begin dit jaar werd er een reeks masterclasses georganiseerd.
Na ‘Applaus voor vrijwilligers’ en de tweede webinar over wederkerigheid sloten we deze reeks masterclasses af met een beetje pijn in ons hart. Uiteraard niet zonder Hoogleraar ‘Strategic Philanthropy’ Lucas Meijs.
Deze keer over ‘Kan het beter?’ en versterkt door een nieuw panel vol ervaring en kennis over het organiseren en begeleiden van vrijwilligers, op zowel gemeentelijk als organisatie- en bestuurlijk niveau. Er werd gereflecteerd op de vrijwillige (nood)hulp die werd geboden in de afgelopen maanden om hier lering uit te trekken. Het panel van deskundigen boog zich vervolgens over de vraag: ‘Kan het beter?’.
Noodhulp efficiënt op gang brengen
Henriette van der Meij en Karin Hanekroot vertellen hoe zij hebben gereageerd op de Covid crisis. Zowel VCA als VA zijn direct in actie gekomen vroeg in de COVID-crisis. Ze hebben contact opgenomen met de vrijwilligersorganisaties met de vraag hoe hen te kunnen ondersteunen. De Vrijwilligersacademie heeft in razend tempo de trainingen en ondersteuning van vrijwilligers naar online gebracht. Een volgende keer zou de VCA sneller verbinding zoeken in een crisisnetwerk om vrijwillige noodhulp zo spoedig en efficiënt mogelijk op gang te brengen.
Dan wordt Lucas Meijs gevraagd hoe we de vrijwillige energie beter kunnen begeleiden tijdens een volgende crisis. Zoals we van hem gewend zijn wordt het publiek voorzien van zijn kijk op de zaak middels een heldere uitleg.
Vorm (nu) een stedelijk crisisteam
Allereerst suggereert hij om op stedelijk niveau een (positief) Vrijwillige Energie Crisisteam te vormen van 10 belangrijke mensen waarmee voorbereid wordt hoe te handelen met de stroom van vrijwillige energie in geval van crisis en helemaal bij een volgende lockdown. Dit scheelt drie weken tijd als dit weer zou gebeuren. Daarbij weten wij nu ongeveer wat ons te wachten staat in een crisis als deze. Het is raadzaam om nu al bij mensen met een hulpvraag na te gaan wat zij nodig hebben als een dergelijke situatie opnieuw ontstaat. Zodoende kunnen organisaties, hulpverleners en vrijwilligers veel sneller de juiste ondersteuning opstarten in een onverhoopte volgende crisis.
Wees voorbereid op vrijwilligers die ‘niet bij jou passen’
Lucas Meijs laat weten dat we ons bij een crisis niet langer druk hoeven te maken of er wel genoeg vrijwilligers zullen opdagen. Wees als organisatie echter wel voorbereid op vrijwilligers die ‘niet bij jou passen’. Of die niet ‘in de malletjes van gisteren passen’.
Als organisatie kun je je hierop voorbereiden door de vaste functieprofielen voor vrijwilligers (deels) los te laten. Verwijs mensen op warme wijze door als je op dat moment geen werk hebt of denk buiten de kaders. Je bent misschien in normale tijden niet op zoek naar iemand die muziek speelt maar mocht een vrijwilliger zich tijdens een crisis aanmelden om zijn muzikale talent te delen, zoek dan of maak een plek daarvoor. Dat is een goed voorbeeld van het koesteren van vrijwillige energie. Kijk zorgvuldig naar datgene dat potentiële vrijwilligers willen en kunnen bieden. Vraag de vrijwilliger en de hulpvragers samen om ‘de nieuwe malletjes’ te helpen maken.
Voor een Amsterdams Vrijwillige Energie Crisisteam geeft Lucas deze tips:
1. Ga bij organisaties na hoe zoveel mogelijk vrijwilligerswerk virtueel gemaakt kan worden en wat er eventueel nog gedaan kan worden (online)
2. Ga langs bij jouw deelnemers en vraag wat zij de afgelopen 3 of 4 maanden hebben gemist en hoe dat geboden had kunnen worden
3. Draai het om; we hebben vrijwilligers en daar moeten opdrachten bij gezocht worden
4. Leer van de spoedeisende hulp, daar zijn de regels anders dan in het ziekenhuis, hoe schakel je over van gedegen intakeprocedures naar pijlsnelle triage om je vrijwilligers en hulpvragers te matchen?
Ondersteuning sneller bij hulpvragers brengen
Een van deze Amsterdamse vrijwilligers, Anna van Gelder, bracht deze kwestie in beeld. Zij heeft zich in maart bij verschillende platforms aangemeld en kon pas in augustus ergens aan de slag. Een belangrijke les die hieruit werd getrokken is dat vrijwilligers als Anna ook ingezet kunnen worden om het vrijwilligerswerk te organiseren in een crisistijd. Alles om de ondersteuning sneller bij hulpvragers te brengen.
Positieve verbindingen
Een andere hoek waar vrijwillige energie begon te stromen was bij stichting Droomwevers, die zich inzet voor de culturele educatie van kinderen. Marco Lassche (bestuurslid) vertelt hoe ze positieve verbindingen zochten met het project ‘World of Music’. Er werden 160 kinderliedjes en slaapliedjes in verschillende talen vertaald; er waren enorm veel vrijwillige vertalers die zich aanmelden, er moesten zelfs mensen afgewezen worden.
Firoez Azarhoosh van Stichting Meevaart deelde zijn ervaringen over de maaltijdvoorzieningen in Oost en ging na hoe het was gesteld met de informatieverstrekking over Corona in de buurt. Zij hebben een bulletin in verschillende talen opgesteld. Daarbij hebben zij geleerd dat het raadzaam is om coördinatie van zulke hulp al op te zetten voor dit nodig is. En ze vinden het belangrijk dat de gemeente ook een rol speelt hierbij.
Marijn van Ballegooijen (wethouder in de gemeente Amstelveen) kon hier direct over meepraten. Het viel hem op hoeveel kleinschalige initiatieven van grote meerwaarde waren en ziet een kans in het versterken van sociale informele netwerken in de buurt. Ook erkent hij dat dit soms lastig is op plekken waar veel mensen dicht op elkaar wonen. Kleinschaligheid kan helpen om zorgrelaties te maken.
Kritische kanttekening uit de praktijk is dat de gemeente een taak heeft om vrijwilligers meer te betrekken en te verbinden aan contactpersonen binnen de gemeente.
Het moet menswaardig blijven
Dan sluit Hans Wijnands aan in het panel. Hij is directeur en bestuurder van De Regenboog Groep. Hij sneed het onderwerp veiligheid aan. Hulpvragers en hulpgevers wisselden soms van rol, bijvoorbeeld als een vrijwilliger in een risicogroep valt. Het duurde even voordat er een modus was gevonden in de organisatie om de veiligheid van deelnemer, vrijwilligers en medewerkers te waarborgen. En ook om tegelijkertijd de vrijwillige energie de ruimte te geven en te kijken naar wat wél kan.
Een groot deel van het reguliere ondersteuningsaanbod viel stil. Als organisatie moet je wel op tijd de discussie voeren over welk aanbod overeind moet blijven in tijden van een crisis. Zeker voor de mensen in kwetsbare posities in de stad. Hij pleit voor wat meer vrijheid in het werken met vrijwilligers. Mensen kunnen zelf keuzes maken. Het moet menswaardig blijven.
Als de vrijwillige brandweer
De masterclass wordt afgesloten met een vergelijking met de vrijwillige (zee)reddingsbrigade. Om de kwaliteiten van deze experts volop te kunnen benutten, dienen zij overal bij betrokken te worden. De beste boten moeten niet naar de zijkant worden geschoven als het serieus wordt; ze verdienen een plaats in het rampenplan en het crisisteam. Echter, vrijwilligers worden vaak genegeerd als het echt nodig is en die cirkel moet doorbroken worden.
Ook kan nagedacht worden over hoe het werk van de medewerkers in de frontlinie met minder tijd en stress gedaan kan worden bij een volgende lockdown, zoals bijvoorbeeld Stichting Droomwevers een rol kan spelen in virtueel onderwijs om leerkrachten te ontlasten.
De masterclass wordt afgesloten met een vergelijking met de vrijwillige reddingsbrigade of brandweer. Om deze experts hun kwaliteiten volop te benutten dienen zij overal bij betrokken te worden. Als het serieus crisis wordt moeten de beste boten niet naar de zijkant worden geschoven omdat zij door vrijwilligers worden bestuurd. Zo loopt het vaak met vrijwilligers en die cirkel moet doorbroken worden.
Er moet bovendien nagedacht worden over hoe het werk met minder tijd en stress gedaan kan worden. Leuk voorbeeld is dat Stichting Droomwevers bijvoorbeeld een rol zou kunnen spelen in virtueel onderwijs om leerkrachten te ontlasten.
Kracht van de verbinding en op tijd
Samenvattend kunnen we stellen dat de verbinding tussen vrijwillige energie, de gemeente en het behoud van de relatie tussen organisaties en vrijwilligers in tijden van lockdown, extra aandacht en een andere vorm vergen. Wacht daar niet mee tot het crisis is. Als zorg en ondersteuning opgeschaald moet worden, neem dan zeker de kracht van het bestaande aanbod mee. Zoals Lucas Meijs met een knipoog stelt: ‘Die vrijwilligers blijven in de weg lopen, dan kun je ze maar beter meenemen.’
Binnenkort vind je hier de link naar het video verslag